Terug naar overzicht

Het belang van de Intake: voor cliënt en voor de notaris

De offerte

Een prospect verzoekt om een offerte: je stuurt er een op en je hoort er nooit meer iets van. Weet dat er ook offertes worden gevraagd om een reeds ontvangen offerte goed of juist slecht te laten lijken!

Als een prospect een offerteverzoek doet, bel hem op en nodig hem uit: ik kan pas goed en gericht offreren als ik weet wat uw wensen en uw persoonlijke omstandigheden zijn: kom langs… dan bespreken we uw problemen, ideeën en uw situatie en dan kijken we of ik u kan helpen of dat u beter naar een andere notaris kunt.

Wat is de intake?

Welke aannemer stuurt een offerte voor een verbouwing als hij niet eerst helder beeld heeft van wat er moet gebeuren? Net als een aannemer moet de notaris ook onderzoeken of het fundament in orde is: huwelijksgoederenregime, samenlevingsovereenkomst, testament, herkomst van de financiële middelen en dergelijke. En hoe de transactie het beste in de persoonlijke omgeving valt in te passen. Dat is de intake.

Ja maar notariswerk is een commodity en u, notaris, doet precies hetzelfde als uw collega twee deuren verderop.

Werkelijk? Nodigt hij u ook eerst uit? Kijkt hij ook naar het grotere geheel?

U staat op het punt om een van de meest ingrijpende beslissingen/aankopen/ …. te doen in uw leven en zoekt daar de goedkoopste oplossing voor… Merkwaardig. Dat kan niet anders betekenen dan dat u niet precies weet waar u op moet letten en wat er allemaal fout kan gaan. Laten we op z’n minst bezien of we het wat intelligenter kunnen doen.

Kunt u overmorgen om 14:30 uur bij mij op kantoor?

Waarom deze werkwijze?

Door mensen te laten langskomen, vóórdat je offreert, kun je echt invulling geven aan je Belehrungspflicht en vervolgens kun je de best mogelijke oplossingen bespreken. Daardoor kun je aan vertrouwen bouwen en als dat er eenmaal is, speelt geld nauwelijks meer een rol. Dit heet de vertrouwenscirkel of Circle of Trust, klik HIER als je wilt weten hoe dat precies werkt.

Net zoals je een ongehuwd samenwonend stel dat samen een huis koopt, adviseert om een samenlevingsovereenkomst en testamenten te laten opstellen, kun je in elk dossier jouw cliënten veel beter helpen door vragen te stellen en oplossingen te bieden, waardoor je ook nog eens jouw omzet gerechtvaardigd verhoogt. Wij noemen dat Intakeoptimalisatie, wil je weten hoe dat werkt, klik HIER.

Kan de intake ook telefonisch of per videokanaal?

Ja dat kan, maar voor de eerste kennismaking is een echt gesprek het meest effectief. En je kunt meteen de legitimatie doen.

Commitment

En zoals de meester van de verleiding Robert Cialdini reeds zei: vraag commitment en mensen zullen sneller kopen. Doordat ze bij jou op kantoor zijn langs geweest, hebben ze al in de relatie geïnvesteerd en is het veel lastiger om weg te lopen. Je verhoogt dus de conversie van je offertes.

De prospect die niet op de uitnodiging ingaat, zal anders ook niet snel jouw cliënt zijn geworden (na ontvangst van jouw standaardofferte). Hij zoekt waarschijnlijk de goedkoopste aanbieder en dat wil jij helemaal niet zijn (toch?). En zo weet je dat je aan deze prospect verder geen moeite hoeft te besteden.

Offertes altijd nabellen

Heb je de offerte uitgebracht? Bel na een paar dagen na. Of laat dat doen. En vraag waarom ze voor jou of een ander kiezen.

Toegevoegde waarde en behoud domeinmonopolie

En bedenk: er is alleen maar een voortdurende rol weggelegd voor het notariaat als je juist actief op zoek gaat naar de afwijkingen. In elk dossier zitten die. Scheer je alles over de standaardkam, dan verliest het notariaat op (den duur) zijn toegevoegde waarde en wordt het snel aantrekkelijker om zaken door handelsregister, kadaster of blockchain te laten afronden. Voor standaardwerk is geen behoefte aan een rechtsgeleerd persoon.

Belehren kun je leren

Wees dus niet alleen maar het medium dat tot de authentieke akte leidt, maar voeg daadwerkelijk waarde toe door te adviseren en te belehren, waardoor de waarde van die akte hoger is dan de standaard.

Moment van Belehren

En wacht niet met belehren als men bij jou aan tafel zit om te passeren, dan kan er namelijk niet meer zo makkelijk worden bijgestuurd. Belehren hoort bij de intake.

Tips voor een succesvolle intake

Lees hieronder de intaketips.

• Print de checklist ruim voor de bespreking uit en bestudeer deze.
• Laat je niet afschrikken door de veelheid van de checks, notariswerk is nu eenmaal niet gemakkelijk en er is zoveel om rekening mee te houden.
• Neem met de cliënt de checklist door: maak aantekeningen op de checklist.
• Wees er op voorbereid dat vele cliënten jou graag willen doen geloven dat hun zaak standaard is.
• Als de cliënt zegt: da’s makkelijk notaris, u loopt alleen maar een checklist na: zeg dan: welk vliegtuig kiest u, die waarvan de piloot een checklist doorloopt of die waar men dat niet doet?
• Natuurlijk behandel je geen items in de bespreking waarvan je zeker weet dat die niet spelen bij de cliënt, maar teken dat wel aan op de checklist.
• Gebruik de inhoud van de checklist en aantekeningen om een passende offerte/opdrachtbevestiging te maken.
• Gebruik de inhoud van de checklist en de aantekeningen om het juiste model te zoeken en vul dat model in a.d.h.v. de antwoorden uit de checklist.
• Bewaar de checklist in jouw (elektronische) dossier, het is eigenlijk een pre-print van een besprekingsverslag.
• Maak eventueel een besprekingsverslag a.d.h.v. de checklist en stuur dat aan de cliënt.
• Gebruik de upsell items (de slager vroeg vroeger altijd: “Anders nog?”) uit de checklist om de cliënt te helpen om zich beter te beschermen met aanvullende documenten.

Laat Praktijkgenerator jou helpen met de checklists en met Intakeoptimalisatie. Je hoeft het echt niet helemaal alleen te doen!