Terug naar overzicht

Maandag 11 december 2023

Hoe kun je makkelijk voldoen aan de dossierplicht?

Elk dossier begint toch met een aantekening? En in elk dossier zou een checklist moeten zitten waaruit blijkt welke aandachtspunten zijn behandeld en waar wel en niet op is gelet. En in elk dossier behoort een draaiboek zodat de voorgang kan worden gemonitord en later kan worden aangetoond welke stappen zijn gezet.

Aantekeningen en checklist dienen in eerste instantie verschillende doelen, maar lopen gaandeweg in elkaar over en vallen uitstekend te combineren. Sterker nog: het is zelfs bijzonder efficiënt ze te combineren. Een goede checklist is eigenlijk een voorgedrukt besprekingsverslag waaruit je alleen maar de overbodige zaken hoeft weg te strepen en waarin je de bijzonderheden aantekent.

Daarnaast kun je met een goede checklist jouw cliënt veel beter helpen. Een goede checklist dwingt jou om door te vragen. Als je zaken aansnijdt die in het verlengde van de primaire opdracht liggen (bijvoorbeeld het opstellen van leningsovereenkomsten bij de oprichting van een BV omdat de BV (achtergesteld) vreemd vermogen zal ontvangen), kun je ook veel meer werk uit een dossier halen. Daardoor kun je dus jouw omzet vergroten.

En het mooiste is, dat je zo kunt laten zien dat je de adviseur bent in plaats van alleen maar de instrumenterend notaris. Je voegt echt waarde toe.

Wist je dat je tijdens een bespreking (zonder exemplaar van de checklist op tafel (of tablet)) maximaal 30% van de relevante punten behandelt? En als je de opdracht krijgt om vanaf een leeg vel papier een checklist te maken, kom je wellicht op 70% van alle relevante punten. Maar je komt nooit op 100%. Met andere woorden: zonder hulpmiddelen vergeet je altijd (relevante) zaken te bespreken.

Let ook op bij het opschonen van het (papieren) dossier voordat het naar het archief gaat, dat aantekeningen, hoe futiel ze ook lijken, niet worden weggegooid. Vaak is dat je enige houvast in een dossierplichtzaak.

Van checklist naar besprekingsverslag

Wij zijn bezig om A.I. in te zetten om van de aantekeningen op de checklist een besprekingsverslag te maken. Dat verslag laten de meeste professionals achterwege, omdat het simpelweg teveel tijd kost en het dossier een vaste prijs kent.

Met A.I. is dat anders. Natuurlijk moet je het goed nakijken, maar nakijken gaat veel sneller dan opschrijven. Vervolgens stuur je het verslag naar de cliënt met een bericht: “Dit is het besprekingsverslag. Zonder tegenbericht neem ik aan dat u het een correcte weergave vindt van onze bespreking. Graag hoor ik of u nog nadere uitleg of verduidelijking behoeft.” Dit bericht (en natuurlijk het verslag) bewaar je in het dossier.

Een goed besprekingsverslag is uiteindelijk ook in het belang van de cliënt. Het zorgt ervoor dat de cliënt nog eens kan nalezen wat er is besproken. Het zorgt ervoor dat de cliënt zichzelf gaat afvragen of alles wel is aangestipt. En het kan ervoor zorgen dat hij zich terugtrekt uit een tucht- of schadeprocedure, als hij ziet dat het wel degelijk aan de orde is geweest. Het bespaart onnodige proceskosten.

Het besprekingsverslag helpt jou ook om de bespreking te herbeleven en helpt jou ook om hiaten aan te vullen. Niemand zegt dat het verslag van een bespreking niet ook een aanvulling op het besprokene mag bevatten. Natuurlijk moet je dat wel expliciet melden, anders doe je de waarheid geweld aan. Maar je toont ook nog eens dat het je echt wat kan schelen.

En als het nagekomen item dermate belangrijk is, wijd er dan een passage aan in het begeleidende bericht.

Als men jou later verwijt iets niet besproken te hebben, diep je het verslag en dit bericht op.

Daardoor sta je met 1-0 voor. Het kan natuurlijk altijd 1-1- worden, maar nooit meer 0-1. 

Als je in jouw opdrachtbevestiging opneemt dat je tijd inruimt voor het opstellen van het besprekingsverslag, is het ook nog eens een businessmodel. Je moet immers het verslag maken of, als je A.I. gebruikt, het verslag goed nalezen.

Wil jij weten of wij ook jou kunnen helpen met onze checklists? Bel dan met 026-379 19 12 en vraag naar één van onze consultants praktijkontwikkeling.

Ben jij benieuwd naar onze A.I.-besprekingsverslagengenerator? Houd dan onze nieuwsbrief in de gaten.

Terug naar overzicht