APK en AVG

Vorige week weer een min of meer normale PraktijkGenerator Master Class meegemaakt. Geen mondkapjes, het vertrouwde lunchbuffet van Van der Valk Exclusive en na afloop gewoon een borrel met borrelhappen.

Het onderwerp was de AVG en de docent was prof. Gerrit-Jan Zwenne, hoogleraar in Leiden en Advocaat in Den Haag.

De belangrijkste Takeaway voor mij was dat als je als notaris cliënten wilt helpen met een soort APK en wanneer je dat per e-mail wilt doen, je er verstandig aan doet om vooraf (schriftelijke) toestemming van je cliënt te vragen.

Nu is het nog steeds ontzettend druk in het notariaat. Het lijkt dus niet voor de hand te liggen dit soort acties nu in te zetten.

Zoals we inmiddels uit ervaring weten, komt na hoogtij ook weer laagtij. Alleen wanneer, dat is onzeker.

Begin dus nu met het verzamelen van toestemmingen om je cliënten te zijner tijd te mogen benaderen met het kattebel om te bezien of alles nog wel “past”. Net na het passeren van de akte is een uitstekend moment om de cliënt een toestemmingsverklaring te laten tekenen. En willen ze het niet, even goede vrienden.

Als je de oud-cliënt met een brief benadert, is de toestemming strikt genomen niet noodzakelijk omdat je dan kunt stellen dat je handelt uit een gerechtvaardigd belang. Zodra er e-mail of telefoon bij komt kijken, geldt de toestemmingseis uit de Telecomwet.

Het is verstandiger om te e-mailen (immers niet elke adreswijziging wordt aan jou doorgegeven en een GBA-check om even te kijken of je nog wel het juiste adres hebt, lijkt mij niet toegestaan). NB: een brief op het verkeerde adres is al een datalek.

Als het e-mailadres niet meer in gebruik is, bounced de e-mail en is er geen sprake van een datalek. Omdat e-mailadressen vaak delen van de naam bevatten is de kans op verkeerde adressering minimaal.

Wees er wel op bedacht dat een e-mail an sich onveilig is. Het kan per vergissing zo worden geforward etc. Wees dus niet specifiek en schrijf niet in de mail wat de cliënt destijds allemaal precies geregeld heeft. En zorg ervoor dat er een opt-out mogelijkheid bestaat: dat betekent dat hij op elk moment zonder zware drempels moet kunnen aangeven dat hij geen berichten meer wil ontvangen.

Nog een voordeel van e-mail is dat het goedkoper is en veel minder tijd kost dan gewone post.

Een bevriend notaris past de APK al jaren toe en ik heb me laten vertellen dat zij verder niets aan acquisitie van nieuwe cliënten hoeft te doen. De conversie op de APK is 25%. Dus 4 mailtjes, één afspraak voor betaald (onderhouds-)werk.

Als je daarmee gaat rekenen, kom je tot verbluffende resultaten. Stel je hebt 10.000 adressen, je stuurt eens per 3 jaar een APK-bericht. Dat zijn dan 3.333 berichten per jaar. 25% daarvan reageert. Dat zijn dan 833 nieuwe dossiers. Als de gemiddelde omzet per dossier € 1.500,- is, kom je op € 1,2 mio.

De Future Pro(o)f hoeft echt niet zelf het wiel uit te vinden en mag zich best laten inspireren door andere Future Profs en zorgt er nu al voor dat als er mindere tijden komen, hij wel werk houdt.